Cosa succede alla modalità “emergenziale” di tenuta solo a distanza delle assemblee societarie ora che la normativa COVID non è più in vigore?
Il 31 luglio 2023 è cessata definitivamente la normativa emergenziale introdotta con il D.L. 18/2020 (Decreto Cura Italia), convertito in Legge 27/2020 e da ultimo prorogata con il D.L. 198/2022 (Decreto Milleproroghe 2023), grazie alla quale è stato possibile approfittare delle modalità “emergenziali” di svolgimento delle assemblee societarie.
La normativa transitoria ha permesso, in deroga alle previsioni contenute nel codice civile, che le assemblee societarie potessero tenersi esclusivamente in audio/video conferenza anche nei casi in cui tale possibilità non era contemplata dal relativo statuto societario e “senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio” (art. 106 D.L. 18/2020).
A distanza di tre anni ci si è domandati spesso, soprattutto a ridosso dell’imminente scadenza fissata per il 31 luglio 2023, se la cessazione della normativa emergenziale avrebbe semplicemente determinato la ri applicazione automatica del codice civile, oppure se i benefici che la normativa COVID ha inevitabilmente portato con sé (anche in termini economici e di tempo), gli avrebbe garantito la sopravvivenza.
Prima dell’emergenza COVID, l’art. 2370, comma 4 c.c. prevedeva già la possibilità per i soci di partecipare alle assemblee delle società per azioni in audio o videoconferenza in presenza di una clausola statutaria ad hoc.
Nel 2017 Il Comitato Interregionale dei Consigli Notarili del Triveneto, con l’orientamento H.B.39, aveva affermato che i soci sarebbero potuti intervenire all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione anche in assenza di una previsione statutaria, a condizione che fossero in concreto rispettati i principi del metodo collegiale e che i mezzi di telecomunicazione da adoperare fossero previsti nell’avviso di convocazione, in modo tale che fosse assicurato il rispetto del principio di parità di trattamento dei soci.
La Commissione del Consiglio Notarile di Milano, con la Massima 187 dell’11 marzo 2020 – precedente e indipendente dalla disciplina emergenziale – ha stabilito inoltre che, ove sia prevista la possibilità di intervenire in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, tale modalità di partecipazione possa riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione e, dunque, anche il presidente dell’assemblea. Nel luogo indicato nell’avviso di convocazione doveva comunque essere presente il segretario verbalizzante o il notaio ed eventualmente i soggetti incaricati dell’accertamento dei presenti (ove tale incarico non fosse stato affidato al segretario verbalizzante o al notaio).
L’orientamento suddetto ha fatto un passo ulteriore rispetto all’orientamento precedente del Notariato, affermando la possibilità di utilizzo di tali mezzi anche in assenza di una clausola statutaria, ma solo ove “ammesso dalla vigente disciplina”, anticipando così le previsioni contenute nel D.L. 18/2020.
Con il recente studio n.41/2023-I approvato il 21 luglio 2023, il Consiglio Nazionale del Notariato torna sull’argomento, aggiungendo un ulteriore tassello alla vexata quaestio delle assemblee societarie in modalità audio/videoconferenza, soprattutto in vista della imminente disapplicazione della normativa COVID che ne aveva legittimato un uso indiscriminato.
Il ragionamento del Consiglio parte dall’imprescindibile rispetto della previsione civilistica contenuta nell’art. 2370, comma 4, smentendo e superando definitivamente il precedente orientamento del Comitato Interregionale del Triveneto, secondo il quale non era necessaria alcuna previsione statutaria che legittimasse la tenuta delle assemblee societarie a distanza.
A detta del Notariato, la norma in statuto può essere tanto generica, quanto descrivere in maniera dettagliata le modalità di tenuta telematica delle assemblee, così come vietarle in tutto o in parte (in questo ultimo caso escludendo completamente la possibilità di convocazione della riunione mediante sistemi a distanza).
In merito al “luogo” dove l’assemblea debba essere tenuta, il Notariato supera addirittura il termine propriamente “territoriale” di cui agli artt. 2363, comma 1 c.c. e 2366, comma 1 c.c., precisando che lo stesso vada inteso come contesto nel quale si realizza l’assemblea, ovvero quell’insieme di regole e procedimenti riferiti alla riunione e non al solo luogo “fisico” dove la stessa debba tenersi.
Secondo il Notariato, quindi, non sussistono impedimenti di natura oggettiva o soggettiva al fatto che la modalità telematica sia considerata come unica modalità di intervento alla riunione, potendo rappresentare anzi un valido strumento di più facile e immediata partecipazione da parte dei membri chiamati a prenderne parte, sempre che tale partecipazione sia agevole ed efficace.
Dopo un lungo periodo caratterizzato da incertezza e normativa temporanea, in parte causata dall’emergenza pandemica, il recente contributo del Consiglio Nazionale del Notariato ha aiutato a cristallizzare un’abitudine oramai invalsa nel mondo societario, elevandola a prassi, con la precisazione però che la modalità a distanza di tenuta dell’assemblea societaria debba essere espressamente richiamata da una norma contenuta in ciascun statuto sociale.