Con il recepimento della nuova Direttiva (UE) 2025/25 si assisterà ad una trasformazione digitale societaria all’interno dell’Unione Europea, il tutto entro il 31 luglio 2027.
Fino ad oggi, molte procedure sono eccessivamente burocratizzate e le differenze normative nazionali rendono difficile per le aziende operare liberamente nel mercato unico. Con l’entrata in vigore della Direttiva, i processi verranno semplificati, garantendo al pari sicurezza giuridica.
Oggi se un imprenditore volesse aprire una società in uno Stato membro dell’UE, dovrebbe affrontare una serie di ostacoli burocratici che variano da Paese a Paese.
La costituzione di una società, ad esempio, richiede spesso la presenza fisica dei fondatori presso enti amministrativi, studi notarili o camere di commercio. Anche solo la registrazione di una succursale in un altro Stato membro può trasformarsi in un processo lungo e costoso, con l’obbligo di fornire documenti autenticati, tradotti e talvolta apostillati.
Le informazioni sulle società, inoltre, non sono facilmente accessibili a livello transfrontaliero. Sebbene esista un sistema di interconnessione dei registri delle imprese (BRIS), molte informazioni restano frammentate e non sempre affidabili. Questo crea problemi non solo per gli imprenditori che vogliono espandere la propria attività, ma anche per investitori e autorità che necessitano di dati aggiornati e affidabili.
Un altro grande ostacolo riguarda le operazioni tra Stati membri.
Le imprese sono costrette a presentare ripetutamente gli stessi documenti a diverse amministrazioni, aumentando costi e tempi. Inoltre, per chi desidera operare oltre i confini nazionali, le procedure di legalizzazione, traduzione certificata e ottenimento dell’apostille, rappresentano un onere e una lungaggine significativa.
Infine, la mancanza di regole armonizzate sui controlli delle informazioni societarie crea disparità e potenziali rischi di frodi. Attualmente, infatti, ogni Stato membro decide autonomamente come verificare l’identità dei fondatori e degli amministratori di una società, con il rischio che alcune giurisdizioni risultino più vulnerabili ad abusi e reati economici.
Con la nuova normativa, il diritto societario europeo si allinea finalmente agli obiettivi della digitalizzazione e della semplificazione amministrativa: i costi per le imprese si riducono, aumenta la trasparenza e i controlli diventano più efficaci.
👉 Ora: in molti Stati è richiesta la presenza fisica dei fondatori, con tempi di registrazione lunghi e differenziati.
✅ Dopo: le società potranno essere costituite, registrate e gestite interamente online in tutti gli Stati membri (considerando 2).
Grazie alla digitalizzazione, la registrazione sarà più veloce e potrà avvenire senza necessità di recarsi da un notaio o presso uffici pubblici, salvo nei casi in cui la legge nazionale richieda specifici controlli. Tutti i documenti potranno essere inviati e verificati digitalmente, riducendo drasticamente tempi e costi.
👉 Ora: per provare l’esistenza di una società in un altro Stato membro sono necessarie visure camerali, traduzioni autenticate e apostillate.
✅ Dopo: con il Certificato delle Società UE, le imprese potranno dimostrare la loro esistenza legale con un unico documento elettronico valido in tutta l’Unione (considerando 24).
Questo certificato, disponibile in tutte le lingue ufficiali dell’UE, eliminerà la necessità di legalizzazione e traduzione dei documenti societari, rendendo più semplice l’apertura di filiali e la partecipazione a operazioni transfrontaliere.
👉 Ora: ogni volta che un’impresa opera in un altro Stato membro, deve ripresentare gli stessi documenti, con procedure di autenticazione costose.
✅ Dopo: grazie al principio “una tantum”, le informazioni già disponibili in un registro delle imprese potranno essere riutilizzate senza necessità di nuova presentazione (considerando 12).
Inoltre, la procura digitale dell’UE, introdotta dalla Direttiva, permetterà alle aziende di delegare rappresentanti legali per operare in diversi Stati membri senza necessità di autenticazioni notarili o apostille (considerando 27).
👉 Ora: ogni Stato membro ha regole diverse sui controlli delle informazioni societarie, con rischi di frodi e registrazioni fittizie.
✅ Dopo: verranno introdotti controlli armonizzati e obbligatori per garantire l’affidabilità dei dati contenuti nei registri delle imprese (considerando 6).
La cooperazione rafforzata tra il registro delle imprese (BRIS), il registro dei titolari effettivi (BORIS) e il registro delle insolvenze (IRI) consentirà quindi controlli incrociati più efficaci nella lotta contro il riciclaggio e l’evasione fiscale (considerando 10).
Un aspetto innovativo della Direttiva riguarda le società di persone che finora sono state soggette a regole di trasparenza meno stringenti rispetto alle società di capitali.
Con la nuova Direttiva:
La raccolta e la pubblicazione di un numero maggiore di informazioni societarie fanno sì che anche la protezione dei dati personali assuma un ruolo centrale nel processo di digitalizzazione.
Gli Stati membri e la Commissione dovranno garantire che il trattamento dei dati personali avvenga nel rispetto del Regolamento UE in materia di privacy, limitandone l’accesso e l’utilizzo alle finalità strettamente necessarie (considerando 38).
La Direttiva (UE) 2025/25 rappresenta un passo decisivo verso un mercato unico più moderno e accessibile. Grazie alla digitalizzazione, alle nuove misure di trasparenza e ai controlli rafforzati, le imprese potranno operare con maggiore facilità, senza ulteriori ostacoli burocratici.
Allo stesso tempo, l’attenzione alla sicurezza dei dati e alla protezione della privacy garantirà che il nuovo sistema sia non solo più efficiente, ma anche più sicuro per tutti gli attori del mercato.
I professionisti del nostro Studio legale sono pronti ad assistere le società passo per passo nel processo di digitalizzazione ed innovazione che l’entrata in vigore della Direttiva (UE) 2025/25 comporterà.